Outsourcing – die Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister – wird immer bekannter. Bereits seit vielen Jahren ist Outsourcing in vielen Unternehmen üblich. Diese Unternehmen haben die Vorteile bereits erkannt und profitieren hiervon. Das Auslagern verschiedener Tätigkeiten eines Betriebes ist sowohl für das jeweilige Unternehmen von Nutzen als auch für die Dienstleister, die diese Tätigkeiten übernehmen und zumeist auch auf bestimmte Bereiche spezialisiert sind.

Wie Unternehmen vom Outsourcing profitieren

Jede Firma hat ihre Kernaufgabe. Doch für diese Kernaufgabe sind auch die Tätigkeitsfelder drum herum notwendig. Dafür werden bestimmte Arbeitsplätze vergeben, damit der Ablauf des Betriebes gewährleistet ist. Sowohl große Unternehmen als auch kleine Firmen haben dabei jedoch den Vorteil, genau solche Tätigkeiten, die nicht zwingend etwas mit der Kernaufgabe zu tun haben, auszulagern, das sogenannte Outsourcing.

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Sammelt sich hier ein sehr großes Arbeitsvolumen an, das von den Angestellten nicht mehr in ausreichendem Maße oder nicht schnell genug erledigt werden können, bietet es sich an, diese Aufgaben an externe Dienstleister zu vergeben. Aber auch Ein-Mann-Firmen, die vielleicht keine Angestellten haben oder Personalkosten vermeiden möchten, profitieren vom Outsourcing. Dabei wird auch immer nur die jeweilige Leistung abgerechnet und es fallen keine (zusätzlichen) Personalkosten an.

 

Unternehmen profitieren also insoweit, dass sie zum einen Kosten einsparen können, kein zusätzliches Personal einstellen müssen und zum anderen bestimmte Aufgaben schneller erledigt werden können. Zudem werden die vorhandenen Angestellten entlastet und stehen nicht mehr unter einem hohen Zeitdruck. Auch Krankheits- und Urlaubsausfälle können vom Outsourcing kompensiert werden.

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Welche Aufgaben man outsourcen kann

In der Regel lassen sich alle möglichen Aufgaben outsourcen, für die es Dienstleister gibt. Viele Dienstleister sind auch auf gewisse Bereiche spezialisiert, so zum Beispiel Schreibbüros. Schreibbüros oder Schreibservices übernehmen vorrangig Schreibarbeiten, meist in Form von Transkriptionen. Dies bietet sich vor allen Dingen für Unternehmer an, die ihren Schriftverkehr oder andere Dokumente mit dem Diktiergerät aufnehmen. Neben Transkriptionen gibt es auch noch viele weitere Felder, die zu diesem Bereich zählen. Texterstellungen nach SEO und Keywords, das Korrektorat und auch Lektorat sowie Übersetzungen sind im Schreibservice ebenso umfasst.

Daneben gibt es noch solche Aufgaben, in denen sich Unternehmen womöglich nicht gut oder gar nicht auskennen und diese stattdessen lieber an Dienstleister abgeben. Hierunter zählt vor allem das Social Media und Online-Marketing. Sei es tatsächlich die Erstellung und Betreuung von Social Media-Profilen, aber auch Webdesign, Werbung, Blogoptimierung und weiteres Marketing im Internet, all dies kann effektiv von externen Firmen übernommen werden.

Ein spezieller Aufgabenbereich ist das Event- und Projektmanagement. Hier erfolgen die Tätigkeiten nicht weitgehend online, sondern beziehen sich auf die Durchführung von Veranstaltungen und Projekten, die für die jeweiligen Unternehmen organisiert werden. Gerade hier können Unternehmer und ihre Angestellten weiter ihre Arbeit erledigen und von externen Dienstleistern im Hintergrund deren Events und Projekte realisieren lassen.

Outsourcing und Datenschutz

Spätestens seit den neuen Datenschutzauflagen (DSGVO) wird auch viel mehr auf den Schutz von Daten geachtet. Vielen Unternehmen stellt sich sodann die Frage, wie sie damit umgehen sollen, wenn sie Arbeiten auslagern möchten. Selbstverständlich wird zwischen professionellen Dienstleistern und dem jeweiligem Unternehmen eine Datenschutzvereinbarung nach DSGVO erstellt und von beiden Seiten unterzeichnet.

 

Dabei ist gewährleistet, dass sich sowohl das Unternehmen als auch der Dienstleister an Datenschutz- und Schweigepflichtregelungen halten. Hier sollte verstanden werden, dass dies eine vertrauenswürdige Absicherung darstellt und ebenso wie von den eigenen Angestellten eingehalten wird. Unsicherheit braucht es daher nicht geben. Auch der Datentransfer kann auf gesicherten Wegen erfolgen, um diese auch bei der Online-Übermittlung zu schützen.

 

Der Datenschutz ist also auch beim Outsourcing gewährleistet und stellt keine Sicherheitslücke dar. Jedes Unternehmen kann somit seine Aufgaben ohne Skepsis auslagern. Viele der externen Dienstleister haben bereits vor der neuen DSGVO diverse Datenschutz- und Schweigepflichtvereinbarungen mit Unternehmen geschlossen.

Datenschutz beim Outsourcing

Warum es sich lohnt, an virtuelle Assistenzen auszulagern

Wenn Unternehmen Arbeiten auslagen möchten, stehen sie oft vor der Frage, an welche Dienstleister sie sich dabei wenden. Zumeist sind dabei Schreibservices oder Büroservices gefragt. Inzwischen gibt es aber auch virtuelle Assistenzen, die nicht nur ein Tätigkeitsfeld anbieten, sondern gleich mehrere Tätigkeiten zugleich anbieten. Dies hat den Vorteil, dass Unternehmen nicht nur eine Aufgabe an die virtuelle Assistenz outsourcen können, sondern auch noch weiteres an den gleichen Dienstleister abgeben. Gerade für Firmen, die Unterstützung in mehreren Bereichen benötigen, bietet sich dies an.

Virtuelle Assistenzen sind jedoch auch oft auf ein bestimmtes Gebiet spezialisiert. Von daher können sich Unternehmen auch hieran orientieren und entscheiden, welche virtuelle Assistenz am ehesten infrage kommt. Weiterer Vorteil einer virtuellen Assistentin ist, dass sie über Erfahrungen in unterschiedlichen Feldern verfügt und sich jeder Aufgabe auch individuell widmen kann.

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Hat sich ein Unternehmen für eine bestimmte virtuelle Assistenz entschieden und ist zufrieden, kann daraus eine langfristige Zusammenarbeit entstehen. Outsourcing kann in diesem Fall auch gleich in vielerlei Hinsicht profitabel sein und es herrscht sodann auch ein gewisses Bekanntheits- und Vertrauensverhältnis, auf das sich ein Unternehmen gerne verlässt.

Wann Privatleute und Studenten outsourcen

Auch jeder Nichtunternehmer und Student kann bestimmte Arbeiten outsourcen. Viele nutzen diese Möglichkeit, um ihre Bachelorarbeit korrigieren, eigene Notizen professionell verschriftlichen oder eventuell auch E-Books, Blogartikel oder weitere Dokumente erstellen zu lassen. Viele virtuelle Assistenzen gewähren Privatkunden und Studenten hier auch Rabatte.

Outsourcing ist für jeden, der Unterstützung benötigt, eine vorteilhafte Sache. Der Auftraggeber profitiert von Zeitgewinn, Kostenersparnis und professioneller Umsetzung und der Auftragnehmer profitiert von Aufträgen und den damit verbundenen Einnahmen. Eine Win-Win-Situation, die gerade in der heutigen Zeit sehr gefragt und von Nutzen ist.

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